16+ вещей, которые раздражают в деловой переписке

Здесь мы разберем ошибки в деловой переписке посредством e-mail.

Основные ошибки в деловой переписке:

• 1. Отсутствие приветствия. Письмо без него — все равно, что входить в дверь без стука. Вы пишете, потому что вам что-то нужно: помните о вежливости. Начните с простого «Здравствуйте, [Имя]» или «Добрый день, [Имя]». Это создает позитивное первое впечатление и показывает уважение к адресату. Представьте, что вы встречаете человека на улице без приветствия – это невежливо и неуместно. То же самое и в деловой переписке.
• 2. «Доброго времени суток». Алкоголь проверку временем выдерживает, а эта фраза — нет. Она звучит неестественно и может быть воспринята как непрофессионализм. Лучше использовать более конкретное приветствие, соответствующее времени суток, например, «Доброе утро», «Добрый день» или «Добрый вечер», либо просто универсальное «Здравствуйте». Такая конкретика показывает, что вы внимательны к деталям.
• 3. Сокращения и односложность. Это экономит не так много времени и может жутко раздражать собеседника. «Ок», «пжлст», «плз» — лучше без этого. В деловой переписке важна ясность и полнота формулировок. Использование сокращений может привести к недопониманию, особенно если ваш собеседник не привык к такому стилю общения. Вместо «плз» напишите «пожалуйста», а вместо «ок» – «хорошо» или «принято».
• 4. Иносказательность. Деловая переписка — не место, где люди должны догадываться, что вы имели в виду. Непонимание даст виток лишним сообщениям. Ваша цель – максимально точно и ясно донести информацию. Избегайте намеков, метафор и двусмысленных выражений. Если вы хотите, чтобы ваш коллега выполнил определенное действие, опишите его четко и без увиливаний. Например, вместо «Было бы неплохо, если бы кто-то разобрался с этим отчетом» лучше написать «Прошу вас подготовить отчет к среде, включив в него данные по продажам за последний квартал».
• 5. Восклицательные знаки. Уместны только в обращении; даже в литературе они встречаются нечасто. Чрезмерное использование восклицательных знаков может создать впечатление излишней эмоциональности или даже агрессии, что не соответствует деловому тону. В деловой переписке предпочтительнее нейтральный и спокойный стиль. Если вы хотите подчеркнуть важность чего-либо, лучше использовать более веские аргументы или четкие формулировки, а не смайлики или восклицания.
• 6. Caps Lock. ЭТО КОГДА МНОГО ЗАГЛАВНЫХ БУКВ. Просто не надо: эта монструозность пугает. Написание текста заглавными буквами воспринимается как крик, что крайне неуместно в деловой коммуникации. Это может быть воспринято как грубость или неуважение. Если вам нужно выделить какое-то слово или фразу, лучше использовать полужирный шрифт или курсив, но делать это следует очень умеренно.
• 7. «Заранее спасибо». Если вы хотите что-то получить от собеседника, опишите его выгоды. Не ставьте в неловкое положение. Эта фраза может быть воспринята как требование или как попытка избежать благодарности. Лучше выразить благодарность после выполнения просьбы или использовать более нейтральные формулировки, например: «Буду благодарен за вашу помощь» или «Надеюсь на ваше содействие».
• 8. Тема письма. Никогда не забывайте о ней: пишите понятно и по делу. У вас деловой контекст, а не рекламный. Тема письма – это первое, что видит получатель. Она должна кратко и точно отражать содержание сообщения. Например, вместо «Вопрос» напишите «Вопрос по проекту X: сроки сдачи». Это поможет адресату быстро понять, о чем идет речь, и приоритизировать ваше письмо.
• 9. Копии писем (Reply All). Бывает, вы или ваши коллеги вынуждены тратить время и чистить почту от неинтересных бесед, потому что кто-то отвечает всем, а не непосредственно автору. Не надо так. Используйте функцию «Ответить всем» только тогда, когда это действительно необходимо для информирования всех участников переписки. В противном случае, отвечайте только автору письма или тем, кого напрямую касается ваш ответ.
• 10. История переписки. Да, есть история переписки, но ленивые люди тоже есть. Будьте клиентоориентированным и облегчайте задачу себе и собеседнику: кратко напоминайте, о чем идет речь. Перед тем как ответить на старое письмо, коротко резюмируйте суть обсуждаемого вопроса. Это значительно упростит понимание для всех участников, особенно если в переписке участвует много людей или если письмо было написано давно. Пример: «По нашему предыдущему обсуждению проекта Y, касательно бюджета, хотел бы уточнить…».
• 11. Пересылка писем без сопровождения. Работа может серьезно застопориться — не надо так. Если вы пересылаете письмо другому человеку, обязательно добавьте краткое сопроводительное сообщение. Объясните, почему вы пересылаете это письмо, какую информацию нужно передать, и какие действия ожидаются от получателя. Например: «Пересылаю наш диалог с клиентом А по вопросу договора. Прошу ознакомиться и подготовить предложения по пункту 3».
• 12. Канцелярит. Многие думают, деловая переписка обязывает к формальности и сложным оборотам. Не-а. Пишите проще — так легче понять смысл. Избегайте громоздких фраз, канцеляризмов и профессионального жаргона, если вы не уверены, что ваш собеседник его поймет. Простая и ясная речь – залог эффективной коммуникации. Вместо «В рамках реализации поставленных задач» напишите «Чтобы выполнить задачу».
• 13. Ночные письма. У многих людей в почте стоят уведомления, и письмо в 23:59 вряд ли кого-то порадует. Напишите, сохраните и отправьте утром. Отправка писем поздно вечером или ночью может нарушить личные границы получателя и создать впечатление, что вы работаете хаотично. Лучше воспользоваться функцией отложенной отправки или просто сохранить черновик и отправить письмо в рабочее время.
• 14. Дурацкий email. Письма коллегам только с рабочего адреса. Вы все испортите, если напишете с SexyFoxy69@gmail.com. Использование личных, неформальных или шуточных email-адресов для деловой переписки подрывает ваш профессиональный имидж. Всегда используйте корпоративный адрес, который соответствует вашему имени и названию компании. Это демонстрирует серьезность и организованность.
• 15. Опечатки. Все ошибаются, но старайтесь вычитывать свои письма, отправлять их редактору или же заливать на сервисы для проверки текста. Несколько опечаток или грамматических ошибок могут сильно испортить впечатление от вашего письма. Перед отправкой всегда перечитывайте текст, проверяйте правильность написания слов и пунктуацию. Используйте встроенные средства проверки орфографии и грамматики в вашем почтовом клиенте или текстовом редакторе.
• 16. Вложение. А вы точно его прикрепили, когда написали «документ во вложении»? Не забывайте проверять письмо перед отправкой. Это распространенная и очень досадная ошибка. Перед отправкой письма, в котором упоминается вложение, убедитесь, что файл действительно прикреплен. Проверьте имя файла и его размер.
• 17. Текст-кирпич. Это тот самый текст, который не разделен на абзацы и из-за этого – нечитабелен. Разбивайте ваш текст на логические блоки с помощью абзацев. Это делает письмо более структурированным и легким для восприятия. Короткие абзацы, разделенные пустой строкой, значительно улучшают читабельность, позволяя получателю быстро уловить основные мысли.
• 18. Неясная цель письма. Когда получатель не понимает, чего вы от него хотите, это приводит к путанице и задержкам. Четко формулируйте цель вашего письма в самом начале. Например: «Я пишу, чтобы запросить у вас информацию о…», «Цель этого письма – согласовать дату встречи…».
• 19. Отсутствие подписи. Ваша подпись должна содержать ваше имя, должность, название компании и контактную информацию (телефон, веб-сайт). Это облегчает получателю возможность связаться с вами и придает письму официальный вид.
• 20. Пренебрежение форматированием. Использование разных шрифтов, цветов и размеров текста в одном письме может выглядеть непрофессионально и затруднять чтение. Старайтесь придерживаться одного-двух стандартных шрифтов и размеров.

Если я забыл что-то важное — пишите дополнения в комментариях. Канал ©️Станислав Санников