17 вещей, которые раздражают в деловой переписке

Здесь мы разберем ошибки в деловой переписке посредством e-mail.

• 1. Отсутствие приветствия. Письмо без него — всё равно, что входить в дверь без стука. Вы пишете, потому что вам что-то нужно: помните о вежливости. Представьте, что вы обращаетесь к человеку лично. Неприемлемо начать разговор с просьбы или информации, минуя элементарное «Здравствуйте, [Имя]» или «Добрый день, [Имя]». Это задает тон всему общению и показывает ваше уважение к адресату.
• 2. Доброго времени суток. Эта фраза стала клише и звучит неискренне, а порой и неуместно. Лучше «здравствуйте» или указание времени суток. В зависимости от времени суток, можно написать «Доброе утро», «Добрый день» или «Добрый вечер». Если вы не уверены, «Здравствуйте» — универсальный и всегда уместный вариант.
• 3. Сокращения и односложность. Это экономит не так много времени и может жутко раздражать собеседника. Ок, пжлст, плз — лучше без этого. В деловой переписке важна ясность и профессионализм. Использование неформальных сокращений, таких как «ок», «пжлст» (пожалуйста), «плз» (please), создает впечатление небрежности и может затруднить понимание, особенно если письмо адресовано иностранным партнерам или людям старшего поколения. Лучше потратить лишние секунды и написать полные слова.
• 4. Иносказательность. Деловая переписка — не место, где люди должны догадываться, что вы имели в виду. Непонимание даст виток лишним сообщениям. Избегайте намеков, подтекстов и двусмысленностей. Ваша цель — донести информацию максимально четко и понятно. Если вы просите о чем-то, сформулируйте просьбу прямо. Если сообщаете новость, изложите ее без лишних деталей и умозаключений.
• 5. Восклицательные знаки. Уместны только в обращении; даже в литературе они встречаются нечасто. Чрезмерное использование восклицательных знаков создает впечатление излишней эмоциональности, напора или даже агрессии. В деловой переписке предпочтителен спокойный, нейтральный тон. Если вам нужно подчеркнуть важность чего-либо, лучше использовать более вежливые и профессиональные формулировки.
• 6. Caps Lock. ЭТО КОГДА МНОГО ЗАГЛАВНЫХ БУКВ. Просто не надо: эта монструозность пугает. Написание текста заглавными буквами воспринимается как крик, что крайне неуместно в деловой коммуникации. Это выглядит непрофессионально и может вызвать негативную реакцию у получателя.
• 7. Заранее спасибо. Если хотите что-то получить от собеседника, опишите его выгоды. Не ставьте в неловкое положение. Фраза «заранее спасибо» часто воспринимается как попытка оказать давление или как само собой разумеющееся ожидание выполнения просьбы. Лучше поблагодарить после того, как просьба будет выполнена, или же объяснить, почему именно эта просьба важна и какую пользу принесет ее выполнение.
• 8. Тема письма. Никогда не забывайте о ней: пишите понятно и по делу. У вас деловой контекст, а не рекламный. Тема письма — это первое, что видит получатель. Она должна быть лаконичной, информативной и отражать суть сообщения. Например, «Запрос информации по проекту X» или «Отчет за Q3». Пустая или вводящая в заблуждение тема отвлекает и снижает вероятность того, что письмо будет прочитано вовремя.
• 9. Копии писем. Бывает, вы или ваши коллеги вынуждены тратить время и чистить почту от неинтересных бесед, потому что кто-то отвечает всем, а не непосредственно автору. Не надо так. Используйте функцию «Ответить» только для автора письма, если это касается только вас двоих. Если нужно включить других участников, используйте «Ответить всем» осознанно, убедившись, что это необходимо. Это помогает избежать информационного шума.
• 10. История переписки. Да, есть история переписки, но ленивые люди тоже есть. Будьте клиентоориентированным и облегчайте задачу себе и собеседнику: кратко напоминайте, о чем идёт речь. При ответе на давнее письмо или при продолжении беседы, которая велась давно, кратко напомните контекст. Например: «В продолжение нашего разговора от 15.10 по проекту Y…». Это экономит время и помогает быстро вспомнить детали.
• 11. Пересылка писем без сопровождения. Работа может серьезно застопориться — не надо так. Отправляя письмо, которое является пересылкой, обязательно добавьте сопроводительный текст. Объясните, почему вы пересылаете это письмо, какую информацию нужно извлечь или какое действие предпринять. Без контекста получатель может не понять, что от него требуется.
• 12. Канцелярит. Многие думают, деловая переписка обязывает к формальности и сложным оборотам. Не-а. Пишите проще — так легче понять смысл. Использование сложных, витиеватых фраз и канцеляризмов, таких как «в рамках реализации», «осуществлять деятельность», «доводить до вашего сведения», делает текст громоздким и трудным для восприятия. Старайтесь использовать простую, понятную лексику.
• 13. Ночные письма. У многих людей в почте стоят уведомления и письмо в 23:59 вряд ли кого-то порадует. Напишите, сохраните и отправьте утром. Отправка писем поздно вечером или ночью может нарушить личное время получателя. Если письмо не является срочным, лучше сохранить его в черновиках и отправить на следующий рабочий день. Это демонстрирует уважение к рабочему графику коллеги.
• 14. Дурацкий email. Письма коллегам только с рабочего адреса. Вы всё испортите, если напишете с SexyFoxy69.ru. Использование личных, непрофессиональных адресов электронной почты для деловой переписки создает негативное впечатление и подрывает доверие. Для рабочей коммуникации всегда используйте корпоративный e-mail.
• 15. Опечатки. Все ошибаются, но старайтесь вычитывать свои письма, отправлять их редактору или же заливать на сервисы для проверки текста. Грамматические и орфографические ошибки в деловом письме снижают доверие к отправителю и могут исказить смысл сообщения. Перед отправкой всегда перечитывайте текст, а лучше используйте программы для проверки орфографии и пунктуации.
• 16. Вложение. А вы точно его прикрепили, когда написали «документ во вложении»? Не забывайте проверять письмо перед отправкой. Это одна из самых частых и досадных ошибок. Перед тем, как нажать «Отправить», убедитесь, что все необходимые файлы прикреплены. Если вы упомянули вложение, но забыли его прикрепить, это может привести к задержкам и недопониманию.
• 17. Текст-кирпич. Это тот самый текст, который не разделен на абзацы и из-за этого — нечитабелен. Длинные, сплошные блоки текста без разделения на абзацы очень трудны для восприятия. Разбивайте текст на логические части, используйте подзаголовки, списки и выделение ключевых моментов. Это значительно облегчит чтение и понимание.

Если я забыл что-то важное — пишите дополнения в комментариях. Канал Станислав Санников #полезность_санников