17 вещей, которые раздражают в деловой переписке

Сегодня мы разберем ошибки в деловой переписке посредством e-mail. Эти ошибки могут не только испортить впечатление о вас как о профессионале, но и привести к недопониманию, задержкам в работе и даже конфликтам. Давайте разберем каждую из них подробно, чтобы сделать нашу коммуникацию более эффективной и приятной.

1. Отсутствие приветствия

Письмо без него — всё равно, что входить в дверь без стука. Вы пишете, потому что вам что-то нужно: помните о вежливости. Начните с простого «Добрый день, [Имя]» или «Уважаемый(-ая) [Имя Отчество]», в зависимости от степени формальности ваших отношений.

2. Доброго времени суток

Эта фраза звучит неестественно и устарело. Лучше «здравствуйте» или указание конкретного периода, когда пишете письмо, например, «Добрый вечер» или «Доброе утро». Это более персонализировано и соответствует текущему времени.

3. Сокращения и односложность

Это экономит не так много времени и может жутко раздражать собеседника, особенно если он не знаком с вашим сленгом. Ок, пжлст, плз — лучше без этого. Используйте полные слова. Вместо «ок» — «хорошо», «принято» или «понял». Вместо «пжлст» — «пожалуйста». Ваша задача — быть максимально понятным.

4. Иносказательность

Деловая переписка — не место, где люди должны догадываться, что вы имели в виду. Непонимание даст виток лишним сообщениям, потерянному времени и упущенным возможностям. Будьте конкретны и прямолинейны. Если вам нужна информация, спросите о ней напрямую. Если вы предлагаете решение, опишите его суть.

5. Восклицательные знаки

Уместны только в обращении; даже в литературе они встречаются нечасто. В деловой переписке они могут придавать письму излишнюю эмоциональность, граничащую с агрессией или фамильярностью. Используйте их крайне осторожно, если вообще используете. Чаще всего точка — лучший выбор.

6. Caps Lock

ЭТО КОГДА МНОГО ЗАГЛАВНЫХ БУКВ. Просто не надо: эта монструозность пугает. Написание всего текста заглавными буквами воспринимается как крик, невежливость и неуважение. Если вы хотите что-то выделить, используйте жирный шрифт или курсив, но не злоупотребляйте этим.

7. Заранее спасибо

Эта фраза может поставить собеседника в неловкое положение. Она подразумевает, что вы уже приняли его согласие на выполнение вашей просьбы. Если вы хотите что-то получить от собеседника, опишите его выгоды или объясните, почему его помощь важна. Затем вежливо попросите. Например: «Буду благодарен за вашу помощь в подготовке отчета, это позволит нам уложиться в срок».

8. Тема письма

Никогда не забывайте о ней: пишите понятно и по делу. Тема — это первое, что видит получатель. Она должна кратко и емко отражать содержание письма. У вас деловой контекст, а не рекламный. Избегайте общих тем вроде «Вопрос» или «Информация». Лучше: «Запрос коммерческого предложения по проекту X» или «Ответ на ваше письмо от 15.05.2024».

9. Копии писем

Бывает, вы или ваши коллеги вынуждены тратить время и чистить почту от неинтересных бесед, потому что кто-то отвечает всем, а не непосредственно автору. Не надо так. Перед тем как нажать «Ответить всем», подумайте, действительно ли это нужно всем участникам переписки. Часто достаточно ответить только отправителю или конкретным лицам.

10. История переписки

Да, есть история переписки, но ленивые люди тоже есть. Будьте клиентоориентированным и облегчайте задачу себе и собеседнику: кратко напоминайте, о чем идёт речь. Перед тем как задать вопрос или дать ответ, добавьте пару предложений, которые напомнят контекст. Например: «По вашему предыдущему письму о проблеме с поставкой №123, сообщаю, что…»

11. Пересылка писем без сопровождения

Работа может серьезно застопориться — не надо так. Когда вы пересылаете письмо, обязательно добавьте короткое пояснение, что требуется от нового получателя, или какую информацию вы хотите донести. Простое перенаправление без контекста ставит человека в тупик.

12. Канцелярит

Многие думают, деловая переписка обязывает к формальности и сложным оборотам. Не-а. Пишите проще — так легче понять смысл. Избегайте излишне витиеватых фраз, профессионального жаргона, если вы не уверены, что собеседник его поймет. Ясность и лаконичность — ваши лучшие друзья.

13. Ночные письма

У многих людей в почте стоят уведомления, и письмо в 23:59 вряд ли кого-то порадует. Это может создать впечатление, что вы работаете без выходных и ожидаете того же от других, или просто невежливо вторгаетесь в личное время. Напишите, сохраните и отправьте утром. Это покажет ваше уважение к личному времени коллег и партнеров.

14. Дурацкий email

Письма коллегам только с рабочего адреса. Вы всё испортите, если напишете с SexyFoxy69.ru или другим несерьезным адресом. Ваш e-mail — это часть вашего профессионального имиджа. Используйте корпоративную почту или, как минимум, нейтральный адрес с вашим именем и фамилией.

15. Опечатки

Все ошибаются, но старайтесь вычитывать свои письма, отправлять их редактору или же заливать на сервисы для проверки текста. Несколько опечаток в одном письме могут создать впечатление небрежности и невнимательности. Проверка перед отправкой — это проявление уважения к адресату.

16. Вложение

А вы точно его прикрепили, когда написали «документ во вложении»? Не забывайте проверять письмо перед отправкой, особенно если в нем есть файлы. Это распространенная и досадная ошибка, которая может привести к задержкам и дополнительным коммуникациям.

17. Текст-кирпич

Это тот самый текст, который не разделен на абзацы и из-за этого — нечитабелен. Чтение сплошного полотна текста утомляет и затрудняет восприятие информации. Разделяйте текст на логические абзацы, используйте подзаголовки, списки и маркировку, чтобы сделать его более структурированным и легким для чтения. Вот.

Если я забыл что-то важное — пишите дополнения в комментариях. Канал ©️Станислав Санников #полезность_санников