17 вещей, которые раздражают в деловой переписке

Сегодня мы разберем ошибки в деловой переписке посредством e-mail. Эти ошибки, зачастую мелкие, могут серьёзно повлиять на восприятие вас как профессионала, замедлить рабочие процессы и даже привести к недопониманию и конфликтам. Давайте разберем их по пунктам, чтобы сделать наше общение более эффективным и приятным.

1. Отсутствие приветствия. Письмо без него — всё равно, что входить в дверь без стука. Вы пишете, потому что вам что-то нужно: помните о вежливости. Начинать письмо с «Здравствуйте, [Имя]» или «Добрый день, [Имя]» — это базовый этикет, который демонстрирует уважение к адресату. Игнорирование этого правила создает впечатление небрежности и отсутствия должного внимания к собеседнику.
2. Доброго времени суток. Алкоголь проверку временем выдерживает, а эта фраза — нет. Лучше «здравствуйте» или указание периода, когда пишете письмо (например, «Добрый вечер»). Фраза «Доброго времени суток» стала клише и воспринимается как неуместная попытка быть универсальным, но на деле она просто звучит неестественно и устарело.
3. Сокращения и односложность. Это экономит не так много времени и может жутко раздражать собеседника. Ок, пжлст, плз — лучше без этого. В деловой переписке важна ясность и профессионализм. Использование сленга и сокращений, таких как «ок», «пжлст», «плз», «спс», неуместно и может быть воспринято как неуважение к адресату, а также затруднить понимание, особенно если собеседник не знаком с подобными сокращениями.
4. Иносказательность. Деловая переписка — не место, где люди должны догадываться, что вы имели в виду. Непонимание даст виток лишним сообщениям. Избегайте двусмысленностей, метафор и намеков. Ваши мысли должны быть изложены прямо и четко, чтобы избежать необходимости дополнительных уточнений и сохранять время.
5. Восклицательные знаки. Уместны только в обращении; даже в литературе они встречаются нечасто. Чрезмерное использование восклицательных знаков создает впечатление излишней эмоциональности, крика или даже агрессии. В деловой среде это может быть воспринято как непрофессионализм. Один-два знака в конце важного, но позитивного утверждения, могут быть допустимы, но лучше перестраховаться.
6. Caps Lock. ЭТО КОГДА МНОГО ЗАГЛАВНЫХ БУКВ. Просто не надо: эта монструозность пугает. Написание всего текста или его значительной части заглавными буквами воспринимается как крик и агрессия. Это затрудняет чтение и создает негативное впечатление. Используйте Caps Lock только для выделения отдельных слов или аббревиатур, если это действительно необходимо, но крайне редко.
7. Заранее спасибо. Если хотите что-то получить от собеседника, опишите его выгоды. Не ставьте в неловкое положение. Фраза «заранее спасибо» может восприниматься как попытка обязать человека сделать что-то, не спрашивая его согласия. Лучше выразить просьбу и поблагодарить после выполнения задачи или выразить надежду на сотрудничество.
8. Тема письма. Никогда не забывайте о ней: пишите понятно и по делу. У вас деловой контекст, а не рекламный. Тема письма — это первое, что видит получатель. Она должна быть информативной и отражать суть сообщения. Например, вместо «Вопрос» лучше написать «Вопрос по проекту X: срок сдачи отчета». Это помогает быстро ориентироваться в почтовом ящике.
9. Копии писем. Бывает, вы или ваши коллеги вынуждены тратить время и чистить почту от неинтересных бесед, потому что кто-то отвечает всем, а не непосредственно автору. Не надо так. Использование «Ответить всем» без необходимости забивает почтовые ящики всех участников переписки. Отвечайте только тем, кому действительно нужно получить ваше сообщение.
10. История переписки. Да, есть история переписки, но ленивые люди тоже есть. Будьте клиентоориентированным и облегчайте задачу себе и собеседнику: кратко напоминайте, о чем идёт речь. При ответе на старое письмо, особенно если оно было частью длинной цепочки, коротко напомните контекст. Это сэкономит время всем и покажет вашу заботу о собеседнике.
11. Пересылка писем без сопровождения. Работа может серьезно застопориться — не надо так. Если вы пересылаете письмо другому человеку, обязательно добавьте свое пояснение: для чего вы это делаете, какую информацию нужно передать, какие действия ожидаются. Иначе получатель может не понять, что от него требуется.
12. Канцелярит. Многие думают, деловая переписка обязывает к формальности и сложным оборотам. Не-а. Пишите проще — так легче понять смысл. Избегайте длинных, витиеватых фраз, устаревших оборотов и жаргонизмов. Используйте простые и понятные слова, чтобы донести свою мысль максимально эффективно.
13. Ночные письма. У многих людей в почте стоят уведомления и письмо в 23:59 вряд ли кого-то порадует. Напишите, сохраните и отправьте утром. Отправка писем в позднее время может нарушить баланс между работой и личной жизнью коллег. Лучше воспользоваться функцией отложенной отправки.
14. Дурацкий email. Письма коллегам только с рабочего адреса. Вы всё испортите, если напишете с SexyFoxy69.ru. Использование личных, непрофессиональных адресов электронной почты для деловой переписки подрывает доверие и создает негативное впечатление. Всегда используйте корпоративный email.
15. Опечатки. Все ошибаются, но старайтесь вычитывать свои письма, отправлять их редактору или же заливать на сервисы для проверки текста. Опечатки и грамматические ошибки могут подпортить впечатление о вашей внимательности и профессионализме. Обязательно проверяйте текст перед отправкой.
16. Вложение. А вы точно его прикрепили, когда написали «документ во вложении»? Не забывайте проверять письмо перед отправкой. Это одна из самых частых и раздражающих ошибок. Перед отправкой письма, убедитесь, что все необходимые файлы прикреплены.
17. Текст-кирпич. Это тот самый текст, который не разделен на абзацы и из-за этого — нечитабелен. Вот. Разделяйте текст на логические абзацы, используйте списки и подзаголовки, чтобы сделать его легко читаемым и усваиваемым. Это значительно улучшает восприятие информации.

Помните, что деловая переписка — это инструмент коммуникации, который должен быть максимально эффективным и уважительным. Соблюдение этих простых правил поможет вам производить хорошее впечатление и строить продуктивные отношения с коллегами и партнерами. Если я забыл что-то важное — пишите дополнения в комментариях. Канал ©Станислав Санников #полезность_санников